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PDM系统可以协调组织整个产品生命周期内诸如设计审查、批准、变更、工作流优化以及产品发布等一系列过程事件。

产品数据管理PDM是以软件为基础的技术，PDM软件包括了产品设计数据、文档图片、BOM（产品管理）、设计流程、变更流程、项目管理等几个部分组成，系统通过提供产品设计、制造和技术支持服务所需的全部数据追溯与存储功能，进而控制企业产品信息的处理和使用，优化产品的一系列研发过程，负责将所有与产品相关的信息和所有与产品有关的过程集合为一个系统。
建立在关系数据库基础上的电子仓库是PDM的核心。它支持各种录入、修改，查询等功能。它允许用户迅速地访问企业的各种产品信息。由于使用数据库管理工程数据文档，所以保证了数据的一致性，提高了数据处理能力和安全可靠性。
在管理功能上，实现了文件查询、版本管理、安全保密、数据共享等功能。查询功能可以根据许多不同的属性和属性间的逻辑关系进行查询，并具有快捷方式查询文档的引用关系；版本管理功能解决了产品设计更改和同一产品不同型号的文档管理问题；安全保密功能具有针对不同用户、不同组、不同角色设置读、写、删除、更改、拷贝等的权限；可在权限许可的情况下供相关人员查询、参考和引用。
PDM系统本身并不提供计算机辅助工艺规则系统(CAPP)的功能，但是由于PDM在产品数据管理上的优势，使得基于PDM的集成化CAPP系统在实现上更容易、更有效。