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现如今很多大型企业自身现代化管理的需求，办公自动化系统越来越体现出其重要性，从技术和管理的角度出发，发展深度使用办公自动化系统已是必然趋势。但所运行的系统普遍存在很多问题，特别是在流程制定方面只是把实际办公流程信息化，没考虑到公文流程的优化.冗余重复的流程让不熟练的员工无从下手，影响企业生产经营的整体效率。

基于现状，OA系统的功能特性就大大提高了办公效率。成本效益性：传统的通知方式利用纸和电话作为媒介，快速发展的进程中哪些方式将制约信息的传播，并且需要成本较高。OA办公自动化系统将传统的通知方式用电子形式传播出去，尤其是节约了传播过程中长途电话、传真、复印、打印的费用，实现了无纸化的工作形式。

资源共享性：资源共享是利用计算机处理技术将特定的规范资料存放在一定的数据平台上供使用者参考查阅，提升资料的利用率。OA办公自动化系统具备此功能，管理者将信息公布于内部使用平台，使用者根据自己的需要进行检索，同时也能为多客户提供访问同一信息的空间，较为方便的提高了资源利用率。

信息传递快速性：时间代表效益，快速的传递信息，能有效的提高效益，增加需求人员获取信息的及时性。快速传递信息也为办事人员减轻了工作时间压力带来的负担，OA抓住时间差较快较好，高质量的完成工作。信息传递快速性是工作人员的需求，但是也是组织者更希望的看到的结果，更为社会快节奏、高效率的发展提供解决渠道。

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