苏州市上荣精密五金厂

文件控制程序

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A版

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文件编号

QP-行-001

总页数

4页

生效日期

2008/02/06

分 发 号

发送部门

□ 总经理     □ 管  代     □ 行政部       □ 工程部

□ 生产部     □ 业务部     □ 品管部       □ 仓  库

批准/日期

审核/日期

编制/日期

苏州市上荣精密五金厂

编号：QP-行-001

版本：A版

发行日期：2008/02/06

文件控制程序

修订：0次

生效日期：2008/02/06

共  4 页

第   1  页

1．目的

  对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2．范围

  适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3．职责

3．1总经理负责批准发布质量手册、程序文件。

3．2管理者代表负责审核质量手册、程序文件，批准第三阶文件。

3．3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3．4行政部负责对现有体系文件的定期评审。

3．5各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4．程序

4．1文件分类

4．1．1公司的文件及资料分为:

      (第一阶)质量手册                     （代码：QM）

      (第二阶)程序文件                     （代码：QP）

      (第三阶)作业指导书、标准类           （代码：QB）

(第四阶)记录表单                     （代码：QR）

注：本公司第三阶质量管理体系文件分为两类：

   A）部门文件：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准，行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；外来资料。

 B）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

4．2文件的编号

4．2．1第一、二、三阶质量管理体系文件的编号

 分类代码       部门代码       流     水    号

    A部门代码分为：

    管――管理层              行――行政部         业――业务部

    生――生产部      品――品管部      工――工程部      仓――仓库

B流水号为同类别单位发行的流水号001－999；

C三阶文件中的工艺资料、图纸、外来资料的编号执行4．2．2、4．2．3条款规定。

4．2．2工艺资料、图纸等的编号为：“客户代码――流水号”的方式执行。

4．2．3外来资料（除图纸外）原则上以原有编号管理，若无编号，由行政部按“W――流水号”进行编号管理。

苏州市上荣精密五金厂

编号：QP-行-001

版本：A版

发行日期：2008/02/06

文件控制程序

修订：0次

生效日期：2008/02/06

共  4 页

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4．2．4第四阶文件记录表单的编号

分类代码        部门代码       流     水    号    版/次

4．2．5文件版本号

文件版本号用以版本加修订两项来控制，版本用“A、B、C…”表示，修订状态用“0、1、2”表示，文件每修改一次，该页文件的修订状态增加1，当到第10次修改时版本号递增1级，修订状态号复位为“0”然后再依前述规则循环执行。

4．2文件的编写、审核、批准、发放

  文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

   A）质量手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放；

   B）各部门管理制度、工作手册由各部经理组织编写、汇总，由部门经理审核，报管理者代表批准，行政部负责登记、发放；

 C）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，应填写《文件发放范围审批表》。文件的发放、回收要填写《文件发放/回收登记表》。

4．3文件的受控状况

      文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的且受更改控制的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖红色“受控文件”的印章，并注明分发号。

4．4文件的更改

   A）质量手册和程序文件由管理者代表组织更改，填写《文件修改申请/通知单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由行政部发放。行政部应保留文件更改内容的记录；

   B）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件修改申请/通知单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

   C）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4．5文件的领用

   A）文件使用者领用文件需填写《文件发放/回收登记表》。

  B）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。